Frohes neues Jahr!

Ich wünsche allen Lesern meines Blogs ein frohes neues Jahr, verbunden mit Gesundheit, Glück und Erfolg, sowohl geschäftlich als auch privat!

Die paar Tage Auszeit haben sehr gut getan, aber jetzt geht es wieder frisch an die Arbeit und ich bin sehr gespannt was 2012 so alles bringen wird. Das Thema ECM wird nach wie vor eine große Rolle spielen, und das sagt mir nicht nur mein Gefühl, sondern bestätigt auch die BITKOM-Initiative ECM, die Ende letzten Jahres gegründet wurde. Dort wird es in 2012 wohl auch vermehrt Aktivitäten geben und ich bin sehr auf die Ergebnisse gespannt. Es gibt auf jeden Fall einen eignen Twitter Account für den Kompetenzbereich ECM: twitter.com/BITKOM_ECM Da ich (noch) keinen Twitter-Account habe, werde ich hin und wieder so auf der Seite vorbei schauen. Momentan ist es dort jedenfalls noch sehr ruhig.

Ich werde mich in den nächsten Tagen mal um meine Jahresplanung kümmern müssen. Wie sieht es bei Euch aus? Gibt’s schon Termine oder Veranstaltungen im Bereich ECM, die man auf keinen Fall verpassen sollte?

 

Viele Grüße,

Ron

 

P.S.: Das Kostenlose ECM Buch ist kurz vor den Weihnachtstagen angekommen, aber ich bin noch nicht dazu gekommen reinzuschauen. Das werde ich auch in den nächsten Tagen angehen.

Kostenloses ECM Buch

Liebe Leser des ECM-Blogs,

Die Tage sind aktuell wieder sehr kurz. Nicht was den Arbeitsaufwand angeht –  denn im ECM-Business gibt es immer genug zu tun – sondern eher im Hinblick auf die Sonnenstunden.

Das ist die Zeit, wo man sich vornimmt wieder etwas mehr zu lesen und die Bücher, die schon geraume Zeit im Regal stehen, nochmal anzupacken.

Hoffentlich muss ich mit den guten Vorsätzen nicht bis zum neuen Jahr warten, sondern schaffe es noch vor Weihnachten die ein oder andere freie Minute für meine ECM-Bücher zu finden.

Gerade heute bin ich über Documanager.de auf einen neuen Buchtipp aus dem ECM Sektor gestoßen:

„Der ECM-Effekt“, herausgegeben von Optimal Systems. Die Kurzzusammenfassung auf Documanager hört sich vielversprechend an und da das Buch über die Webseite von Optimal Systems kostenlos bestellt werden kann, hat man auch nichts zu verlieren. Hat jemand schon mehr gelesen als die Ausschnitte der Leseprobe und kann mir vorab mitteilen, ob sich eine Bestellung lohnt?

Bin auf Eure Meinungen gespannt.

Gemütliche Lesestunden wünscht Euch,

Ron

Wolkige Grüße…

Ja, ich wage es! Ich fasse das heißeste Eisen an, was der ECM Markt derzeit zu bieten hat…..Cloud Computing.

Wie der interessierte Leser sicherlich in den letzten Wochen und Monaten feststellen konnte, gehören wolkige Themen mittlerweile in jedes Magazin, was sich mit IT Trends und im speziellen ECM/DMS beschäftigt. Doch was bringt uns die Cloud eigentlich? Wo liegt der Nutzen in der unendlich erscheinenden Diskrepanz zwischen Marketing-Hype und realem Bedarf?

Auch ich vermag derzeit zu diesen Fragen keine 100% Antwort zu geben. Auf der einen Seite ist es sicherlich verlockend, seine Dokumente ubiquitär und mit optimaler Performace „on demand“ verfügbar zu haben, ohne dabei eine kostenintensive Hardwareinfrastruktur unterhalten zu müssen. Doch wie sieht es mit der Sicherheit aus? Immerhin sollen in der Cloud ja zum Teil auch hoch sensible Geschäftsdokumente  gespeichert werden. Die Sicherheitsversprechen der Anbieter überschlagen sich mit Sicherheitskonzepten und Initiativen, ID-Management, Trusted Cloud, Cloud Security Alliance, usw.die auch einen guten Schutz bieten, doch unter dem Einfluss aktueller Schlagzeilen von Datendiebstahl bei Sony, Google und Co. an Glaubwürdigkeit eingebüßt haben.

Cloud Conputing hat Potential, jedoch (noch) einige Herausforderungen zu meistern, bevor es sich einer breiten Akzeptanz im Bereich der ECM/DMS Lösungen erfreuen kann.

Mobiles ECM auf iPhone & Co

Glaubt man den Anbietern hat die App-Mania nun auch das ECM erfasst. Immer mehr Anbieter, wie neulich auf der CeBit zu sehen, setzen beim mobilen Zugang zu ihren Systemen auf Apps, allen voran natürlich für iOS-Geräte. Sicherlich eine nette  Erweiterung, zumindest für jene die keine Probleme damit haben ganze Romane auf 9cm zu lesen. Anders sieht das ganze natürlich in Hinblick auf die zunehmende Verbreitung von Tablets aus. Hier sind solche Apps sicherlich von Vorteil, gerade was die Bedienung des Systems angeht.

Dennoch meine ich, dass eine gut designte und durchdachte Thin Client Weboberfläche wesentlich effektiver und benutzerfreundlicher ist, als ein separates App. Auch da man dieses heutzutage mindestens für die drei großen Betriebssysteme iOS, Android und Windows 7 mobile anbieten müsste, von Blackberry ganz zu schweigen.

Zertifizierung von DMS / ECM Systemen

GoBS, GoB, AO, BGB,……. wer sich schon einmal durch die rechtlichen Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv gekämpft hat, hat sich sicherlich gewünscht, er hätte Jura studiert. So ging es mir zumindest als ich mich damals mit diesem Thema auseinandergesetzt habe.

Abhilfe könnten hier Standards und Normen schaffen, welche beispielsweise in Form einer Zertifizierung geprüft werden können. Doch leider erweist sich der Markt in diesem Punkt als überaus uneinig. Zwar hat der VOI bereits vor einiger Zeit ein solches Rahmenwerk (PK-DML) erarbeitet (http://tinyurl.com/6hrbktu), doch leider scheint ein brauchbares und insbesondere anerkanntes Zertifikat noch in weiter Ferne.  So prüft z.B. die TÜV-IT DMS Installationen auf Basis des VOI PK-DML und stellt ein 24 Monate gültiges Zertifikat aus. Warum dieses nur eine so kurze Laufzeit hat erschließt sich mir derzeit leider noch nicht. Doch scheint die Akzeptanz dieses Zertifikates nur mäßig zu sein, denn weder bei Kunden noch bei Herstellern stößt man auf die Kenntnis dieses Zertifikates. Gründe dafür sind sicherlich vielschichtig. Ein gewichtiger Grund könnte sein, dass nur individuell implementierte Systeme beim Endkunden zertifiziert werden, also für jede Installation ein eigener Zertifizierungsprozess mit den damit verbundenden Kosten durchlaufen werden muss.

Eine Lösung dieses Dilemmas sehe ich derweil noch nicht, auch da der VOI dies sicherlich nicht alleine stemmen kann und auf Unterstützung des Gesetzgebers angewiesen ist. Man Bedenke nur, dass Regelwerke wie die GoBS aus dem Jahre 1995 ! sind und heute noch die elektronischen Dokumentenflüsse regeln…

Interessant finde ich daher den Workaround den einige Anbieter gehen: Sie lassen sich von einem Rechtsanwalt die generelle Rechtskonformität ihres Systems (im Standard) durch ein Rechtsgutachten bescheinigen. Ob dies nun dem Kunden ein gewisses Maß an Sicherheit hinsichtlich seines Systems und dessen Rechtskonformität gewährleistet, oder doch eher nur ein Marketing-USP ist, hängt sicherlich stark von dem jeweiligen Anbieter – oder dem entsprechenden Anwalt ab.

Aus Kundensicht ein sicherlich vielversprechender Ansatz, doch entbindet dies nicht von der Notwendigkeit einer mittelfristig, rechtlichen verbindlichen Lösung. Bis dahin müssen wir sicher den Weg weiter verfolgen und Prozessdokumentationen erstellen, Wirtschaftsprüfer konsultieren und Finanzbehörden befragen.

„Hallo Welt“ – Ron meldet sich zurück

Liebe Besucherinnen und Besucher,

nach einer leider etwas längeren Auszeit, juckt es mich nun doch wieder in den Fingern, über die Neuigkeiten aus der ECM zu berichten und mit Ihnen zu diskutieren…. An Themen wird es angesichts der aktuellen Marktgeschehnisse sicherlich nicht mangeln.

Daher möchte ich mich direkt einem Thema widmen, was mich derzeit umtreibt – die Zertifizierung von DMS Lösungen.

Mehr dazu in den kommenden Tagen.

Ihr/ Euer

Ron Fischlag

Frohes neues Jahr!

Liebe Besucherinnen und Besucher des ECM Blogs,

ich wünsche allen Gästen, Freunden, Bekannten und Kollegen einen guten Rutsch ins neue Jahr und alles Gute für 2010.

Auf eine weiterhin positive, gemeinsame Zeit!

Euer / Ihr Ron Fischlag
http://ecmblog.wordpress.com

SharePoint Server 2010

Microsoft kündigt mit dem neuen SharePoint Server 2010 weitere Funktionalität aber vor allem ein noch tiefere Integration in die Office- und Prozesswelt an. Ich kenne allerdings noch keinen, der sich die Beta genauer angeschaut hat. Ich für meinen Teil bin da auch noch etwas zurückhaltend und werde skeptisch auf das neue Release 2010 warten.

Agorum

Ich bin die Feiertage auf die neue Version des ECM „Agorum“ gestoßen. „Agowas…“, dachte ich mir? Ich habe noch nie was davon gehört, aber scheinbar gibt es die Lösung schon einige Zeit und nun sogar in der neuen Version 6.4. Hier ein Video dazu bei YouTube.

Ich persönlich bin davon nicht so angetan, weil es nach einer Fat Client Lösung aussieht. Davon bin ich bekanntlich nicht so zu begeistern.

Bedeutendste ECM Anbieter – die Zweite

Ich hatte vor fast 2 Jahren die für mich bedeutendsten Player aus dem ECM- / DMS-Markt aufgelistet. Siehe hier. Dazu zählten meiner Ansicht nach:

• d.velop  -   d.3
• DocuPortal  -  PocuPortal
• DocuWare  -  DocuWare
• EASY SOFTWARE  -  EASY Enterprise
• ELO  Digital Office  -  ELOenterprise
• EMC  – documentum
• IBM  –  IBM Document Manager
• Open Text  -   Livelink
• Optimal Systems  -  OS.5 | ECM (mittlerweile Version 6)
• Saperion  -  Saperion
• SER Solutions  -  DOXiS iECM-Suite
• windream  -  windream
• XEROX  – DocuShare

In letzter Zeit bin ich nun immer wieder auf eine OpenSource Lösung gestossen:

• Alfresco – n/a

Sollte man im Auge behalten, bald dazu hier mehr. Wer schon einige Anmerkungen zu den Anbietern oder zu Alfresco hat: Ich freue mich über die Kommentare.