Ich selbst hatte relativ sporadisch mit Sharepoint von Microsoft zu tun. Bei einer Unternehmung erzählt mir einer CIO eins mittelständischen Unternehmens in München, wie flexibel - bessergesagt, wie unflexibel SharePoint ist und wir viele der Versprechungen rund um Anpassung, Anprogrammierung und Individuallisierung von den zahlreichen Beratungshäusern nicht in die Praxis umgesetzt werden konnten.
Hier ein netter Beitrag dazu.
Kann man SharePoint eigentlich als DMS oder gar als ECM bezeichen?
Sehr wenige Unternehmen machen sich Gedanken zum eMail-Management (Beitrag zu diesem Thema von zwei BearingPoint-Managern auf Computerwoche.de hier). Man müsste mal genauer analysieren, in wie weit bereits Integrationen der bestehenen ECM-Lösungen zu eMail-Servern / Applikationen / Lösungen bestehen. Der Name an sich sagt es ja eigentlich schon aus: “Content”. Und eine eMail,… was sonst, wenn das kein Content ist? Doch oft nutzen viele Unternehmen noch nicht mals die gesamte Breite der Dokumentenmanagement-Funktionalität, ob man da auch schon an die Veraltung von eMail gedacht hat?
Meiner Ansicht nach taugen die besten ECM / DMS Produkte nichts, wenn Sie beim Anwender keinen Mehrwert schaffen. Es ist klar, dass eventuell einzelne Mitarbeiter einen gewissen Mehraufwand leisten müssen: Z.B. bei der Erfassung von Indexdaten beim Scannen und Anlegen der Dokumente. Hier ist es enorm wichtig, dass den Mitarbeitern bewusst wird, dass die 30 Sek. Mehraufwand, die Sie betreiben müssen zu mindestens 10 x 120 Sek. Ersparnis bei Kollegen führen, die nun gezielter und einfacher auf Informationen zugreifen können, da eine viel detailgetreuere Suchabfrage und -abgrenzung möglich ist. Der Unternehmensbenefit steigt – und das sollte die Hauptsache sein! SOLLTE!
Der Mitarbeiter, der jetzt zu jedem Scan zusätzliche Daten erfassen muss, wird den nötigen Weitblick vermutlich nicht haben. Was tun?
Zwei Möglichkeiten: Versuchen den Weitblick durch Transparenz im Unternehmen zu schaffen und / oder die Erfassung so einfach wie möglich gestalten.
Der erste Punkt hat viel mit Unternehmenspolitik zu tun, darauf möchte ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen.
Interessanter ist, wie momentan Anbieter versuchen, die Erfassung zu erleichtern. Fangen wir dazu ganz vorne in der Wertschöpfungskette an: Beim Scanner. Oft werden Multifunktionsgeräte eingesetzt (ich berichtete hier). Es ist bei einigen wenigen Herstellen von Hardware ein Trend zu erkennen, dass sie das ECM bereits am Gerät an sich ermöglichen. Bisher sind mir Lösungen von diesen Herstellern bekannt:
Die Hersteller von Hardware bieten nun also eine programmierbare Plattform, worauf sich die ECM Hersteller stürzen können, da die meisten keine eigenen ECM Produkte im Portfolio haben. Bis auf Xerox (auf der letzten DMS-Expo in Köln konnte ich hier sogar schon einen Blick auf die Anbindung an das hauseigenen ECM System Xerox DocuShare an ein Xerox Multifunktionsgerät ergattern).
Hier habe ich noch einen interessanten Beitrag hierzu gefunden.
Zum weiten mal findet dieses Jahr im Rahmen der CeBit die Content Management Arena statt. In dieser Arene werden alle neuen und innovativen Themen im Rahmen von Fachvorträgen und Diskussionsrunden vorgestellt. Es ist dieses Jahr ein ganz klarer Fokus im Bezug auf Web 2.0 Technologien und Dienste zu erkennen.
Die Content Management Arena wird von der Kongress Media GmbH veranstaltet.
Eben musste ich festgestellt, dass viele der führenden ECM und DMS-Anbieter auch dieses Jahr auf der CeBit in Hannover (4. - 9. März 2008) teilnehmen werden - ganz im Gegensatz zu den vermeindlichen Ankündigungen vom letzten Jahr.
Eine Übersicht kann man hier einsehen. Man kann gespannt sein, welche Neuerungen vorgestellt werden.
Eine sehr interessante Auflistung von ECM-Anbietern, aufgeteilt in:
hat der CMS Watch veröffentlicht. Hier zu finden.
Das Handling von digitalen Dokumenten ist der Fokus von DMS- und ECM-Systemen. Doch irgendwie müssen herkömliche Papierdokumente erfasst und digitalisiert werden. Im Regelfall erfolgt im Anschluss der Erfassung der Dokumente, die als herkömliche Bilder in TIF oder PDF Format abgespeichert werden, eine volltextindizierung der Dokumente. Wie gelanden Papierdokumente wie beispielsweise Eingangsrechnungen, Lieferscheien oder diverse Kundenkommunikation in das Management System?
Die kann durch zwei Weisen erfolgen:
Zum einen können Multifuktionsgeräte genutzt werden, die bereits im Hause vorhanden sind. Im deutschsprachigem Raum sind vor allem folgende Anbieter vertreten:
Des weiteren ist der Einsatz von speziellen Dokumentenscannern möglich. Diese sind meist eher auf hohe Voluminia ausgelegt und ermöglichen eine erhöhte Erkennungsrate gerade bei qualitativ schlecherem Beleggut. Eine sehr gute Übersicht bietet eine Auflistung der DICOM. Hier werden Geräte folgender Hersteller verglichen:
Der Markt der ECM-Systeme wird von Tag zu Tag untransparenter. Waren früher lediglich eine Hand voll Global-Player auf der Spielwiese der ECM-Anbieter vertreten, bieten heute zahlreiche - auch kleinere Unternehmen durchaus interessante ECM-Lösungen; seien Sie genereller Natur oder branchenspezifisch ausgerichtet.
Zu den bedeutendsten Anbietern (und Produkten) auf dem deutschen Markt gehören meiner Ansicht nach:
In den nächsten Wochen werde ich versuchen, auf einige der Systeme etwas detaillierter einzugehen.
Lieber Besucher, herzlich willkommen auf dem ECM Weblog von Ron Fischlag. Ich werde versuchen Euch in Bezug auf ECM / DMS / Archivierung (und was es sonst noch für zahlreiche Schlagworte in dem Bereich gibt) auf dem Laufenden zu halten.
Ich freue mich auf interessante Beiträge, anregende Diskussionen und rege Kommentare.
