ECM am Multifunktionsgerät
Februar 21, 2008Meiner Ansicht nach taugen die besten ECM / DMS Produkte nichts, wenn Sie beim Anwender keinen Mehrwert schaffen. Es ist klar, dass eventuell einzelne Mitarbeiter einen gewissen Mehraufwand leisten müssen: Z.B. bei der Erfassung von Indexdaten beim Scannen und Anlegen der Dokumente. Hier ist es enorm wichtig, dass den Mitarbeitern bewusst wird, dass die 30 Sek. Mehraufwand, die Sie betreiben müssen zu mindestens 10 x 120 Sek. Ersparnis bei Kollegen führen, die nun gezielter und einfacher auf Informationen zugreifen können, da eine viel detailgetreuere Suchabfrage und -abgrenzung möglich ist. Der Unternehmensbenefit steigt – und das sollte die Hauptsache sein! SOLLTE!
Der Mitarbeiter, der jetzt zu jedem Scan zusätzliche Daten erfassen muss, wird den nötigen Weitblick vermutlich nicht haben. Was tun?
Zwei Möglichkeiten: Versuchen den Weitblick durch Transparenz im Unternehmen zu schaffen und / oder die Erfassung so einfach wie möglich gestalten.
Der erste Punkt hat viel mit Unternehmenspolitik zu tun, darauf möchte ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen.
Interessanter ist, wie momentan Anbieter versuchen, die Erfassung zu erleichtern. Fangen wir dazu ganz vorne in der Wertschöpfungskette an: Beim Scanner. Oft werden Multifunktionsgeräte eingesetzt (ich berichtete hier). Es ist bei einigen wenigen Herstellen von Hardware ein Trend zu erkennen, dass sie das ECM bereits am Gerät an sich ermöglichen. Bisher sind mir Lösungen von diesen Herstellern bekannt:
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Canon MEAP – Multifunctional Embedded Application Platform
- Sharp OSA – Offene Systemarchitektur
- Xerox EIP – Extensible Interface Platform
Die Hersteller von Hardware bieten nun also eine programmierbare Plattform, worauf sich die ECM Hersteller stürzen können, da die meisten keine eigenen ECM Produkte im Portfolio haben. Bis auf Xerox (auf der letzten DMS-Expo in Köln konnte ich hier sogar schon einen Blick auf die Anbindung an das hauseigenen ECM System Xerox DocuShare an ein Xerox Multifunktionsgerät ergattern).
Hier habe ich noch einen interessanten Beitrag hierzu gefunden.
Hallo Ron,
du erwähnst das Xerox über die EIP Schnittstelle ein Integration mit Xerox Docushare hat. Das kann ich nachvollziehen, danke auch für die Links. Wie sieht das bei den beiden anderen Herstellern aus? Da konnte ich nicht viel zu finden was in Richtung Dokumentenmanagement bzw. Archivierung geht.
Hallo Ralf,
ich kann dazu folgendes sagen:
Canon bietet keine Lösung im Bereich DMS oder ECM an.
Lediglich folgende Produkte die annähernd in die Richtung gehen. ScanFile: Modularisierte Lösung zur reinen „Ablage, Recherche und Bearbeitung“ von Dokumenten. Enthält eine Barcode-Funktionalität und wird für kleine und mittlere Unternehmen empfohlen. ADOS: Angeblich ein DMS für „die Bearbeitung, Indizierung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten aller Art”. Kollaborative Elemente zum gemeinsamen Arbeiten scheinen allerdings nicht zur Verfügung zu stehen. ADOS deckt nur Minimalfunktinalität eines DMS ab, keine Ahnung, ob zugekauft, extern oder intern. entwickelt.
Sharp bietet meiner Wissens lediglich eine Schnittstelle zu ELO, also auch kein eigenes Produkt.
Xerox scheint hier wirklich alles aus einer Hand zu bieten: Multifunktionsgerät sowie DMS / ECM (DocuShare) sowie einige weitere (eigene!) Scan- und Accounting-Lösungen wie ich grad recherchiert habe.
Man müsste mal prüfen, wie sich die angeblich vollständige Integrität in der Praxis darstellt.
Hallo Ron,
mittlerweile gibt es für DocuShare sogar einen von der Thomas Gabel Consulting GmbH entwickelten DocuShare-EIP Client; damit ist wohl auch ein rechtegesteuertes Dokumentenmanagement und die Initiierung von Workflows direkt vom Multifunktionsgerät aus möglich.
Der von dir gesetzte Link “grad recherchiert” kam zur rechten Zeit, auch wenn dein Beitag bereits Ende Februar gepostet wurde.
Xerox selbst und auch externe SW-Anbieter bieten demnach für eine Vielzahl von Scan-, Accounting- und Workflow-Lösungen für Xerox Multifunktionsgeräte an.
Besonders interessant finde Xerox Smartsend, hier kann ich wohl in einem Aufwasch (Scan) Dokumente gleichzeitig in unterschiedlichen Formaten in verschiedene DMS/ECM Systeme ablegen und auch per E-Mail versenden. Umgekehrt sogar vom Multifunktionsgerät aus wieder ausdrucken.
Wir müssen nicht wieder ausdrucken, aber im Wareneingang wurden bis jetzt immer von den Lieferscheinen 2 Kopien erstellt und mittels Hauspost verteilt, werden wir uns zukünfig schenken.