Zertifizierung von DMS / ECM Systemen

GoBS, GoB, AO, BGB,……. wer sich schon einmal durch die rechtlichen Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv gekämpft hat, hat sich sicherlich gewünscht, er hätte Jura studiert. So ging es mir zumindest als ich mich damals mit diesem Thema auseinandergesetzt habe.

Abhilfe könnten hier Standards und Normen schaffen, welche beispielsweise in Form einer Zertifizierung geprüft werden können. Doch leider erweist sich der Markt in diesem Punkt als überaus uneinig. Zwar hat der VOI bereits vor einiger Zeit ein solches Rahmenwerk (PK-DML) erarbeitet (http://tinyurl.com/6hrbktu), doch leider scheint ein brauchbares und insbesondere anerkanntes Zertifikat noch in weiter Ferne.  So prüft z.B. die TÜV-IT DMS Installationen auf Basis des VOI PK-DML und stellt ein 24 Monate gültiges Zertifikat aus. Warum dieses nur eine so kurze Laufzeit hat erschließt sich mir derzeit leider noch nicht. Doch scheint die Akzeptanz dieses Zertifikates nur mäßig zu sein, denn weder bei Kunden noch bei Herstellern stößt man auf die Kenntnis dieses Zertifikates. Gründe dafür sind sicherlich vielschichtig. Ein gewichtiger Grund könnte sein, dass nur individuell implementierte Systeme beim Endkunden zertifiziert werden, also für jede Installation ein eigener Zertifizierungsprozess mit den damit verbundenden Kosten durchlaufen werden muss.

Eine Lösung dieses Dilemmas sehe ich derweil noch nicht, auch da der VOI dies sicherlich nicht alleine stemmen kann und auf Unterstützung des Gesetzgebers angewiesen ist. Man Bedenke nur, dass Regelwerke wie die GoBS aus dem Jahre 1995 ! sind und heute noch die elektronischen Dokumentenflüsse regeln…

Interessant finde ich daher den Workaround den einige Anbieter gehen: Sie lassen sich von einem Rechtsanwalt die generelle Rechtskonformität ihres Systems (im Standard) durch ein Rechtsgutachten bescheinigen. Ob dies nun dem Kunden ein gewisses Maß an Sicherheit hinsichtlich seines Systems und dessen Rechtskonformität gewährleistet, oder doch eher nur ein Marketing-USP ist, hängt sicherlich stark von dem jeweiligen Anbieter – oder dem entsprechenden Anwalt ab.

Aus Kundensicht ein sicherlich vielversprechender Ansatz, doch entbindet dies nicht von der Notwendigkeit einer mittelfristig, rechtlichen verbindlichen Lösung. Bis dahin müssen wir sicher den Weg weiter verfolgen und Prozessdokumentationen erstellen, Wirtschaftsprüfer konsultieren und Finanzbehörden befragen.