Meiner Ansicht nach taugen die besten ECM / DMS Produkte nichts, wenn Sie beim Anwender keinen Mehrwert schaffen. Es ist klar, dass eventuell einzelne Mitarbeiter einen gewissen Mehraufwand leisten müssen: Z.B. bei der Erfassung von Indexdaten beim Scannen und Anlegen der Dokumente. Hier ist es enorm wichtig, dass den Mitarbeitern bewusst wird, dass die 30 Sek. Mehraufwand, die Sie betreiben müssen zu mindestens 10 x 120 Sek. Ersparnis bei Kollegen führen, die nun gezielter und einfacher auf Informationen zugreifen können, da eine viel detailgetreuere Suchabfrage und -abgrenzung möglich ist. Der Unternehmensbenefit steigt – und das sollte die Hauptsache sein! SOLLTE!
Der Mitarbeiter, der jetzt zu jedem Scan zusätzliche Daten erfassen muss, wird den nötigen Weitblick vermutlich nicht haben. Was tun?
Zwei Möglichkeiten: Versuchen den Weitblick durch Transparenz im Unternehmen zu schaffen und / oder die Erfassung so einfach wie möglich gestalten.
Der erste Punkt hat viel mit Unternehmenspolitik zu tun, darauf möchte ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen.
Interessanter ist, wie momentan Anbieter versuchen, die Erfassung zu erleichtern. Fangen wir dazu ganz vorne in der Wertschöpfungskette an: Beim Scanner. Oft werden Multifunktionsgeräte eingesetzt (ich berichtete hier). Es ist bei einigen wenigen Herstellen von Hardware ein Trend zu erkennen, dass sie das ECM bereits am Gerät an sich ermöglichen. Bisher sind mir Lösungen von diesen Herstellern bekannt:
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Canon MEAP – Multifunctional Embedded Application Platform
- Sharp OSA – Offene Systemarchitektur
- Xerox EIP – Extensible Interface Platform
Die Hersteller von Hardware bieten nun also eine programmierbare Plattform, worauf sich die ECM Hersteller stürzen können, da die meisten keine eigenen ECM Produkte im Portfolio haben. Bis auf Xerox (auf der letzten DMS-Expo in Köln konnte ich hier sogar schon einen Blick auf die Anbindung an das hauseigenen ECM System Xerox DocuShare an ein Xerox Multifunktionsgerät ergattern).
Hier habe ich noch einen interessanten Beitrag hierzu gefunden.
